Pour toute entreprise, élaborer des plans de communication pertinents est essentiel. Il s’agit de définir précisément les messages que vous souhaitez véhiculer et d’identifier les personnes en charge de les diffuser selon les circonstances. Cela permet de s’assurer que votre personnel et vos parties prenantes adoptent le comportement attendu, vous aidant ainsi à atteindre vos objectifs de communication.
Voici le hic : certaines situations professionnelles se répètent fréquemment. Si, par exemple, vous devez détailler le discours à tenir pour chaque campagne marketing, vous risquez de vous retrouver à rédiger plusieurs rapports exhaustifs en un mois, leur nombre variant en fonction de l’activité de vos campagnes.
Se répéter constamment est non seulement fastidieux mais aussi chronophage, détournant votre attention d’autres tâches plus stratégiques.
Alors, existe-t-il une méthode permettant de déployer des stratégies de communication sans gaspiller autant de temps dans ces répétitions ?
La réponse est oui ! Laissez-moi vous présenter le concept de modèle de plan de communication d’entreprise.
Qu’est-ce qu’un modèle de plan de communication ?
Table des matières
Un modèle de plan de communication est un document prédéfini qui structure vos messages d’affaires pour différentes situations. Il précise qui est responsable de chaque aspect de la stratégie de communication.
Avoir un modèle prêt à l’emploi vous permet de communiquer rapidement et efficacement votre stratégie à votre équipe ou à d’autres parties prenantes. Il suffit de remplir les champs variables et d’envoyer le document.
Cependant, il ne s’agit pas de choisir n’importe quel modèle. Un bon modèle de plan de communication doit faciliter la transmission de votre message. Que le modèle soit diffusé via des outils de communication d’équipe ou de manière plus traditionnelle, il doit permettre à chacun de savoir précisément quelles actions entreprendre pour réaliser les objectifs de communication.
Mais où trouver ces précieux modèles ?
Bonne nouvelle, il existe de nombreux modèles de plans de communication à portée de main. Je vais vous en présenter quelques-uns dans la suite de cet article.Si vous êtes à la recherche d’une agence de communication fiable en France, voici quelques-unes des meilleures options à considérer :
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6 modèles de plans de communication pour les entreprises
Qu’il s’agisse de communiquer sur des changements de direction ou d’annoncer le lancement de nouveaux produits passionnants, voici six modèles de messages que vous pouvez utiliser pour différents objectifs de communication d’entreprise.
1. Modèle de plan de communication pour un changement de direction
Il est crucial d’annoncer tout changement de direction dans une entreprise ou un projet. Après tout, si les employés ne savent pas à qui ils doivent rendre compte, le flux de travail existant peut être perturbé.
Un plan de communication pour un changement de direction doit détailler les informations que vous communiquerez aux parties prenantes et aux employés. Le message principal, bien entendu, concerne le changement de direction. Cependant, le ton de votre message peut varier selon vos différents publics cibles.
Par exemple, vous pourriez avoir besoin de rassurer davantage les employés de base lors de l’annonce du développement. Lorsque vous communiquez la même information à la direction, vous pourriez devoir adopter un ton ferme.
Le but du plan de communication est d’aider chaque personne impliquée dans la diffusion du message à comprendre son rôle respectif. Une communication efficace des détails de la passation contribuera, à son tour, à convaincre les gens des avantages du changement.
Voici un excellent modèle pour les communications de changement de direction.
| Modèle de Plan de Communication pour la Gestion du Changement basé sur la Responsabilité des Parties Prenantes |
|---|
| Partie Prenante | Méthode de Communication | Fréquence | Responsabilité | Notes |
|---|---|---|---|---|
| Responsable Client | Comité de Pilotage Exécutif | Mensuel – premier mardi de chaque mois | Responsable de Compte | – Revoir le statut, les problèmes clés, les jalons atteints- Texte ici |
| Sponsor Client | Rapport de Statut | Hebdomadaire – Vendredi 14h | Chef de Projet | – Revoir le statut du projet, le planning, les demandes de changement- Texte ici |
| Équipe de Développement | Réunions de Statut | Hebdomadaire – Jeudi 15h | Bureau de Gestion de Projet | -Texte ici |
| Texte ici | Texte ici | Texte ici | Texte ici | Texte ici |
Le modèle spécifie les différentes parties prenantes, les méthodes de communication, la fréquence et les responsables de la tâche de communication. Il prévoit également un espace pour les notes. Plus votre stratégie de communication est précise, plus le changement de direction sera communiqué efficacement.
2. Modèle de plan de communication marketing
Un plan de communication est essentiel lorsque vous menez des campagnes de marketing. Après tout, l’efficacité du marketing repose sur une communication efficace. Vous devez savoir comment communiquer avec vos différents segments d’audience pour les inciter à agir.
Mais vos clients potentiels ne sont pas les seules personnes à qui vous devez parler en matière d’efforts marketing. Votre plan (et votre modèle) devrait également inclure la manière dont vous devez vous adresser aux partenaires médias, surtout si vous organisez des événements que vous souhaitez voir couverts.
Découvrez le modèle de plan de communication marketing ci-dessous.
| Modèle de Grille de Plan de Communication Marketing | Public cible | Objectif | Livraisons | Description de la Tâche | Date de début | Date de fin |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CLIENTS ACTUELS | ||||||
| PROSPECTS COMMERCIAUX | ||||||
| PARTENAIRES MÉDIAS | ||||||
| PARTIES PRENANTES INTERNES | ||||||
| ÉVÉNEMENTS |
La clé pour créer un bon plan de communication est d’envisager votre campagne marketing dans sa globalité. De cette façon, vous pouvez déterminer les types d’audiences qui nécessitent des approches de communication différentes.
Les plateformes utilisées pour diffuser vos messages doivent également être spécifiées. Par exemple, lorsque vous vous adressez aux coordinateurs d’événements pour un événement marketing, votre plateforme préférée pourrait être l’email ou une application de messagerie sécurisée. Lorsque vous parlez à vos clients actuels, vos plateformes privilégiées pourraient être les réseaux sociaux, l’email et votre site web.
Si vous prévoyez d’utiliser des outils d’automatisation du marketing pour vos campagnes, listez-les également dans votre plan.
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3. Modèle de plan de communication pour le lancement de produit
Lancer un nouveau produit est excitant. Un bon produit représente la moitié de l’équation du succès. L’autre moitié nécessite une équipe travaillant ensemble pour assurer une communication appropriée du lancement du produit. Après tout, si vous ne communiquez pas sur votre lancement, vous ne pouvez pas vous attendre à générer des ventes, du moins pas aussi immédiatement que vous l’auriez souhaité.
C’est là que vous avez besoin d’un plan de communication pour le lancement de produit.
Votre modèle devrait comporter des champs pour les différents messages de lancement de produit que vous diffuserez. Par exemple, vous pourriez décider d’envoyer un kit de fonctionnalités du produit à vos clients. Quant aux médias, vous pourriez décider de leur envoyer un communiqué de presse à la place. Vous devrez spécifier le contenu de chacun de ces messages de lancement de produit dans votre modèle.
Vous devrez également inclure d’autres spécificités. Par exemple, utiliserez-vous un modèle d’email de vente personnalisé dans le cadre de votre série d’emails aux abonnés ? Quel ton utiliserez-vous dans vos messages de lancement de produit pour chacune de vos parties prenantes ?
Voici un modèle de plan de communication pour le lancement de produit que vous pouvez éditer :
PLAN DE COMMUNICATION POUR LANCEMENT DE PRODUIT
OBJECTIFS
MARCHÉ CIBLE
MATRICE DE MESSAGERIE
| Canal de média | Message | Marché cible |
|---|---|---|
MEMBRES DE L’ÉQUIPE
Vous pouvez personnaliser le modèle pour qu’il corresponde aux couleurs de votre marque, pour des raisons de branding. Ensuite, partagez le document avec vos équipes de marketing et de vente par e-mail, si vous leur avez également attribué des tâches de communication.
Vous pouvez simplement réutiliser le modèle pour le lancement de votre prochain produit.
4. Modèle de plan de communication pour la gestion de projet
Si l’on y réfléchit, les plans et modèles dont nous avons parlé dans les sections précédentes (le plan et modèle de communication marketing, par exemple) sont également des plans de communication pour la gestion de projet.
Cependant, il existe d’autres projets qui ne sont pas couverts par les modèles que nous avons discutés jusqu’à présent. C’est pourquoi nous aborderons le plan de communication pour la gestion de projet séparément dans cette section.
En général, un chef de projet doit être clair sur ce que son équipe doit faire lorsqu’elle travaille ensemble sur un projet. Il est de son devoir de s’assurer que tout est pris en charge correctement et dans les délais. Cependant, les membres de votre équipe ne sont peut-être pas les seules personnes avec lesquelles vous devez communiquer pour une mise en œuvre réussie du projet.
Si vous concevez un site web pour un client, par exemple, vous devrez coordonner avec le web designer freelance et ce client à différents stades du projet. Si vous prévoyez de créer votre propre boutique mais ne savez pas comment démarrer une entreprise, vous devrez parler à encore plus de personnes. Vous aurez besoin de consulter un avocat pour les permis, de consulter un coach d’affaires sur les meilleures stratégies, et plus tard, de demander à un recruteur de vous aider à embaucher les meilleurs talents.
C’est là que le plan de communication pour la gestion de projet entre en jeu. Le plan peut vous aider à organiser vos tâches de communication qui sont pertinentes pour le succès global du projet.
Si vous n’êtes pas le seul à coordonner avec différents intervenants du projet, le plan peut aider les membres de votre équipe à être sur la même longueur d’onde. Partagez simplement le plan avec eux afin qu’ils connaissent leurs tâches de communication spécifiques.
Voici un excellent modèle de plan de communication pour la gestion de projet que vous pouvez utiliser comme modèle ou pour vous inspirer :
MODÈLE DE PLAN DE COMMUNICATION POUR LA GESTION DE PROJET Détails du projet
Client et marque :
Nom et numéro du projet :
Résumé du projet
Objectifs de communication
Aperçu des parties prenantes
CONTACT FRÉQUENCE FORMAT/CANAL
Ajustez simplement les spécificités et la portée de votre plan de communication en fonction du type de projet.
Comme pour vos autres plans de communication, vous devrez détailler les méthodes de communication et les canaux que vous utiliserez pour contacter les parties prenantes. Cela pourrait inclure des réunions en personne ou vidéo, des e-mails, des appels téléphoniques, des messages directs, des réseaux sociaux, des flipbooks numériques ou toute autre méthode.
Incluez également les modalités. Fournirez-vous des rapports d’avancement hebdomadaires ou bihebdomadaires au client ? Allez-vous parler à vos fournisseurs de matériaux de construction le mercredi ou le jeudi ? Encore une fois, plus votre plan de communication est détaillé, mieux c’est pour vous.
5. Modèle de plan de communication stratégique
Un plan de communication stratégique vous aide à transmettre la vision future de votre organisation et ses objectifs. Ce plan doit préciser les différentes manières de faire prendre conscience à chaque personne dans l’entreprise, de la haute direction aux employés de base, de ces éléments. L’objectif de cette communication est de motiver tout le monde à agir afin que l’entreprise puisse atteindre ces objectifs.
Quels sont quelques exemples d’objectifs commerciaux ? Par exemple, vous pourriez vouloir améliorer la réputation de votre marque en X mois. Ou vous souhaiteriez peut-être renforcer les partenariats avec d’autres organisations.
Étant donné que les objectifs commerciaux, l’ordre dans lequel ceux-ci doivent être atteints et les employés de l’entreprise chargés des rôles de communication changent, vous avez également besoin d’un modèle de plan de communication dans cette situation.
Un bon modèle de plan de communication stratégique laisse de la place pour les objectifs spécifiques de l’entreprise. Il vous permet également de modifier facilement les responsabilités de communication de chaque personne.
PLAN DE COMMUNICATION STRATÉGIQUE Initiative/Objectif :
Objectifs de Communication :
Audience :
Messages Clés :
Le modèle doit aussi vous permettre de spécifier un calendrier pour la diffusion à l’échelle de l’entreprise des objectifs commerciaux. Ne vous contentez pas d’un calendrier général. Chaque personne impliquée dans le processus de diffusion devrait avoir une échéance à respecter. Par exemple, vous pouvez indiquer dans votre plan que X devrait avoir parlé aux cadres supérieurs en mai. Y, quant à lui, devrait avoir informé les employés de base en août.
C’est le seul moyen de garantir la diffusion fluide des objectifs commerciaux à travers l’entreprise.
Voici un modèle de plan de communication stratégique que vous pouvez ajuster selon vos besoins.
Dans le cadre de la définition des objectifs de votre campagne de communication, il est important de se référer aux 10 objectifs marketing à connaître pour booster votre stratégie digitale afin de s’assurer que vos objectifs sont clairs, mesurables et réalisables.
6. Modèle de plan de communication interne
Un plan de communication interne garantit que vos parties prenantes, y compris votre équipe, sont informées des dernières actualités de l’entreprise.
Le plan de communication pour la gestion du changement dont nous avons discuté précédemment est, en réalité, un type de plan de communication interne. Il existe cependant d’autres plans de communication interne qui méritent d’être abordés.
Par exemple, vous utiliseriez un plan de communication interne pour communiquer sur de nouvelles stratégies d’intégration ou sur des arrangements de travail (c’est-à-dire, un nouvel arrangement qui prévoit que la moitié de l’effectif travaille à distance et l’autre moitié sur site).
Dans le premier cas, un bon modèle de plan de communication devrait vous permettre de spécifier quels outils utiliser pour l’intégration de nouveaux employés. Il devrait également vous permettre d’expliquer les plateformes que vous utiliserez pour diffuser vos valeurs d’entreprise et vos politiques aux nouvelles recrues. Vous devriez aussi être en mesure de spécifier les messages que vous communiquerez.
Pendant ce temps, un modèle de plan de communication pour de nouveaux arrangements de travail devrait vous permettre de spécifier les outils de collaboration d’équipe à utiliser. Un modèle de plan de communication interne vous aidera avec tout ce dont vous avez besoin pour maintenir votre équipe sur la bonne voie.
Ce modèle fonctionnera très bien comme point de départ pour vos efforts de communication au sein de votre organisation. Il est gratuit et vous pouvez l’imprimer pour l’utiliser.
PLAN DE COMMUNICATION INTERNE
Objectifs et Buts
| Numéro | Objectifs et Buts |
|---|---|
| 1. | |
| 2. | |
| 3. |
Audience
| Nom | Bureau | Position |
|---|---|---|
| 1. | ||
| 2. | ||
| 3. |
Messages par Partie Prenante
| Numéro | Messages par Partie Prenante |
|---|---|
| 1. | |
| 2. |
Le modèle est assez explicite. Tout d’abord, vous devrez décider des détails à partager avec les parties prenantes. Ces parties prenantes sont essentiellement les personnes dans votre entreprise qui ont besoin de connaître ces nouveaux arrangements internes ou politiques.
Ainsi, les parties prenantes dans notre exemple de nouvel arrangement de travail seraient pratiquement tout le monde dans l’entreprise. Cependant, vos messages seraient différents pour différentes parties prenantes. Vous diriez à la moitié de l’effectif de se présenter sur site et à l’autre moitié de se connecter en ligne.
Vous devrez également inclure dans votre modèle de plan de communication les nouvelles politiques que vous communiquerez à l’effectif à distance (par exemple, à quelle heure ils devraient être en ligne, comment ils devraient répondre aux messages des collègues, etc.).
Comment un plan de communication peut-il vous aider ?
Les plans de communication peuvent vous aider à diffuser efficacement les informations correctes aux parties prenantes appropriées. Les modèles d’affaires pour les plans de communication, quant à eux, vous aident à créer ces plans. Ainsi, au lieu de les écrire à partir de zéro à chaque fois qu’une situation se présente, vous avez juste à remplir les variables importantes pour assurer une communication efficace des objectifs.
Vous avez vu des exemples de modèles d’affaires pour des plans de communication pour différents scénarios : un changement de direction, le marketing, le lancement de produit, la gestion de projet, la stratégie et d’autres changements internes.
Utilisez les modèles à votre avantage ou inspirez-vous d’eux. Voyez comment ils peuvent vous aider à transmettre les bons messages aux bonnes personnes. L’autre bonne nouvelle ? Vous n’avez pas eu à passer trop de temps à écrire.
