Dans ce guide, nous allons aborder un sujet crucial pour les employés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles : comment se faire rembourser ses frais kilométriques par l’employeur.
Nous examinerons d’abord la définition et les différents types de frais kilométriques, puis nous explorerons les conditions de remboursement ainsi que le barème et la méthode de calcul du remboursement.
Enfin, nous vous guiderons à travers la procédure de demande de remboursement et vous proposerons un modèle gratuit de note de frais.
Définition et types de frais kilométriques
Table des matières
Les frais kilométriques représentent l’ensemble des dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule pour des déplacements professionnels, incluant notamment le coût du carburant, l’assurance, l’entretien, les réparations et la dépréciation du véhicule. Ils peuvent concerner aussi bien les employés qui utilisent leur voiture personnelle que ceux qui disposent d’un véhicule fourni par l’entreprise.
Il existe deux principaux types de frais kilométriques :
- Les indemnités kilométriques : elles sont versées par l’employeur pour compenser les dépenses engagées par l’employé lorsqu’il utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. Le montant des indemnités est basé sur un barème fixé par l’administration fiscale, qui prend en compte la distance parcourue, le type de véhicule et sa puissance.
- Les frais réels : ils concernent les dépenses spécifiques liées à l’utilisation du véhicule pour des déplacements professionnels, telles que les péages, le stationnement, les transports en commun, etc. Ces frais peuvent être remboursés sur présentation de justificatifs (factures, tickets, etc.).
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Quelles sont les conditions de remboursement des frais kilométriques ?
Pour être éligible au remboursement de ses frais kilométriques, un employé doit remplir les conditions suivantes :
- Utiliser son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, à condition que celui-ci ne soit pas déjà fourni ou financé par l’entreprise.
- Avoir obtenu l’accord préalable de son employeur pour le remboursement des frais engagés.
- Fournir un justificatif des déplacements effectués, sous forme d’un relevé indiquant la date, le lieu, le kilométrage parcouru, ainsi que la nature et l’objet de la mission.
Barème kilométrique officiel
Le barème kilométrique officiel est publié chaque année par l’administration fiscale et permet aux employeurs de calculer le montant des indemnités kilométriques à verser à leurs employés. Il tient compte de plusieurs critères, notamment :
- La distance parcourue, exprimée en kilomètres;
- Le type de véhicule (voiture, moto, ou scooter);
- La puissance du véhicule, mesurée en chevaux fiscaux pour les voitures et en centimètres cubes pour les deux-roues motorisés.
Il est important de noter que le barème kilométrique est révisé régulièrement pour tenir compte des évolutions du coût de la vie et des prix du carburant.
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Méthode de calcul du remboursement
Pour estimer le montant du remboursement des frais kilométriques, il convient d’appliquer la formule suivante :
Indemnité kilométrique = (distance × barème) + frais réels
Où :
- Distance représente le nombre total de kilomètres parcourus à des fins professionnelles durant une période donnée (exemple : un mois, un trimestre, etc.);
- Barème correspond au taux fixé par l’administration fiscale pour le type et la puissance du véhicule concerné;
- Frais réels désigne les dépenses spécifiques liées aux déplacements (péages, stationnement, transports en commun, etc.) qui peuvent être justifiées par des factures ou tickets.
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Quelle est la procédure de demande de remboursement ?
Pour demander le remboursement de ses frais kilométriques, l’employé doit suivre les étapes ci-dessous :
- Remplir une note de frais détaillant les déplacements effectués, incluant notamment la date, le lieu, le kilométrage parcouru, ainsi que la nature et l’objet de la mission. Il est possible d’utiliser un modèle gratuit disponible en ligne ou fourni par l’entreprise.
- Calculer le montant des indemnités kilométriques à l’aide du barème officiel et de la méthode présentée précédemment.
- Joindre les justificatifs des frais réels (factures, tickets, etc.) s’ils sont exigibles par l’employeur.
- Soumettre la note de frais à l’employeur pour validation.
Une fois la demande approuvée, l’employeur procède au versement des indemnités kilométriques selon les modalités convenues (exemple : virement bancaire, chèque, etc.).
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Modèle gratuit de note de frais
Pour simplifier la préparation et la soumission d’une demande de remboursement, nous vous proposons un modèle gratuit de note de frais comprenant les sections suivantes :
- Identification de l’employé (nom, prénom, fonction, etc.);
- Période concernée;
- Tableau des déplacements (date, lieu, kilométrage, nature et objet de la mission);
- Montant total des indemnités kilométriques;
- Liste des frais réels avec justificatifs;
- Date et signature.
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| Note de Frais |
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| Identification de l’employé: |
| Nom: [Nom de l’employé] Prénom: [Prénom de l’employé] |
| Fonction: [Fonction de l’employé] Autres informations: [Informations supplémentaires] |
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| Période concernée: Du [Date de début] Au [Date de fin] |
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| Tableau des déplacements: |
| Date | Lieu |
|---|---|
| [Date déplacement 1] | [Lieu déplacement 1] |
| [Date déplacement 2] | [Lieu déplacement 2] |
| … | … |
| +——————————————————————————————————+ | |
| Montant total des indemnités kilométriques: | |
| Montant total à rembourser: [Montant total] | |
| +——————————————————————————————————+ | |
| Liste des frais réels avec justificatifs: | |
| Description des frais | Montant TTC |
| ——————————- | ———————————————————————- |
| [Description du frais 1] | [Montant du frais 1] |
| [Description du frais 2] | [Montant du frais 2] |
| … | … |
| +——————————————————————————————————+ | |
| Date et signature: | |
| Date: [Date de soumission] Signature: [Signature de l’employé] | |
| +——————————————————————————————————+ |
Ce modèle peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise et employé, tout en fournissant un cadre structuré pour faciliter le traitement des demandes de remboursement.
Alors que vous vous informez sur comment se faire rembourser ses frais kilométriques par l’employeur, une question de juste rémunération et de reconnaissance de vos efforts, vous pourriez également rencontrer d’autres situations où vos droits en tant qu’employé sont en jeu. Si vous faites face à des situations où votre patron envoie des SMS en dehors des heures de travail, découvrez nos conseils sur la manière de gérer cette situation délicate, pour maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
