MyPeopleDoc : Coffre-fort numérique RH sécurisé pour entreprises et employés

MyPeopleDoc, créé en 2008 par Clément Buyse, c’est un peu la version moderne des outils RH pour les entreprises. L’idée principale, c’est de proposer un coffre-fort numérique sécurisé pour stocker tous les documents administratifs en ligne.

Concrètement, ça permet de ranger les contrats, les factures, les fiches de paie et tout ce genre de papiers importants. Le but, c’est de simplifier le travail des services RH et de réduire les coûts liés aux fournitures de bureau.

C’est aussi pratique pour les employés. Ils ont un espace pour garder leurs documents importants pendant le temps nécessaire.

Si vous voulez comprendre comment tout ça fonctionne, on va vous expliquer les bases dans ce guide. Vous verrez, ce n’est pas si compliqué que ça en a l’air.

Voici un tableau récapitulatif des informations les plus importantes sur MyPeopleDoc pour vous aider à mieux comprendre ses caractéristiques principales.

Caractéristique	Description
Fonction principale	Coffre-fort numérique sécurisé pour le stockage des documents administratifs RH (contrats, factures, fiches de paie, etc.)
Avantages	– Amélioration de la satisfaction des salariés – Centralisation des données RH – Réduction des coûts administratifs – Sécurité des données (certification ISO 27001, conformité RGPD)
Fonctionnalités clés	– Stockage sécurisé des documents (10 Go de capacité) – Gestion des fichiers et des espaces de partage – Appairage des comptes avec les responsables hiérarchiques
Processus d’inscription	– Abonnement des entreprises via le site web – Création de comptes pour les salariés après acceptation des CGU
Public cible	Petites entreprises (gestion simplifiée des documents) et grandes entreprises (solution évolutive pour plusieurs sites)
Applications mobiles	Disponible sur iOS et Android : permet la consultation de documents, la gestion des demandes RH et la communication avec les managers
Tarifs	– Standard : à partir de 3 €/mois par utilisateur – Avancé : à partir de 4 €/mois par utilisateur – Entreprise : tarifs personnalisés en fonction des besoins spécifiques
Sécurité des données	Stockage sécurisé sur des serveurs certifiés ISO 27001, conformité avec le RGPD
Principales entreprises utilisatrices	Total, Bouygues Telecom, Air France, BNP Paribas
Points à améliorer	– Formation nécessaire pour une utilisation optimale – Dépendance à la plateforme en cas de panne ou de maintenance – Coûts d’utilisation variables selon les fonctionnalités choisies

Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique sécurisé qui permet le stockage en ligne de documents administratifs tels que les contrats, factures, fiches de paie, etc. Cette plateforme offre de nombreux avantages :

• Amélioration de la satisfaction des salariés qui disposent d’un espace de stockage personnel
• Centralisation des données RH dans un environnement numérique
• Réduction des coûts administratifs liés aux fournitures de bureau
• Sécurité des données grâce à un stockage sur des serveurs certifiés ISO 27001 et une conformité RGPD

Comment fonctionne MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique personnel et sécurisé conçu pour faciliter la gestion des documents RH. Voici ses principales fonctionnalités :

Stockage de documents

Les utilisateurs peuvent déposer des documents allant jusqu’à 250 Mo chacun, avec une capacité totale de 10 Go. Une fois stockés, les fichiers peuvent être renommés, classés via des libellés, et partagés avec des tiers via des espaces dédiés.

Gestion des fichiers

Il est possible de supprimer des documents encombrants ou de les placer dans la corbeille. Attention, les fichiers dans la corbeille ne sont pas supprimés automatiquement et continuent d’occuper de l’espace. Ils peuvent être restaurés si nécessaire, mais pour une suppression définitive, la corbeille doit être vidée.

Appairage des comptes

L’une des particularités de MyPeopleDoc est son fonctionnement par appairage. Les employés peuvent lier leur compte à un ou plusieurs responsables hiérarchiques. Ces derniers peuvent ensuite envoyer des documents certifiés directement vers le compte de l’employé, soit de manière automatique, soit manuelle.

Inscription et accès

Pour utiliser MyPeopleDoc, une inscription préalable est indispensable. Ce processus se fait en plusieurs étapes :

Abonnement des entreprises

Les entreprises doivent tout d’abord s’abonner en choisissant un plan qui correspond à leurs besoins via le site web de MyPeopleDoc. Une fois l’abonnement souscrit, elles peuvent personnaliser leur tableau de bord, ajouter les informations nécessaires (noms des salariés, départements, etc.) et définir les droits d’accès pour les différents utilisateurs.

Création de compte pour les salariés

Les salariés, une fois informés de la création de leur compte, sont invités à s’inscrire sur la plateforme en remplissant un formulaire en ligne. Ils doivent également accepter les conditions générales d’utilisation (CGU) avant de finaliser l’inscription.

Utilisation de la plateforme

Une fois inscrits, les salariés peuvent profiter de plusieurs services pratiques :

• Accéder à leur espace personnel pour consulter et gérer leurs documents RH.
• Communiquer avec leur manager pour discuter de questions administratives ou faire des demandes spécifiques.
• Effectuer des demandes RH comme des congés ou des absences.

Préparation et formation

La mise en place de MyPeopleDoc nécessite une certaine préparation ainsi qu’une formation des utilisateurs pour assurer une utilisation optimale et sécurisée de la plateforme. Pour faciliter cette transition, les entreprises peuvent bénéficier d’un suivi de la part de MyPeopleDoc, afin de garantir une intégration fluide du système.

A qui s’adresse MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc s’adresse à un large éventail d’entreprises, allant des petites structures aux multinationales.

• Pour les petites entreprises : MyPeopleDoc permet de rationaliser les opérations RH en éliminant la gestion manuelle des documents physiques. Les petites entreprises peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier tout en assurant une gestion efficace des dossiers des employés. Cela inclut la gestion des congés, le suivi des absences et la gestion des évaluations de performance, le tout dans un environnement numérique sécurisé.
• Pour les grandes entreprises : MyPeopleDoc offre une solution évolutive capable de gérer efficacement un grand volume de données et de processus RH complexes. Les grandes entreprises bénéficient de la capacité de coordonner les opérations RH sur plusieurs sites ou filiales, ce qui représente un gain de temps considérable. L’interface multilingue de MyPeopleDoc permet également de s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises internationales, tout en respectant les réglementations locales en matière de confidentialité des données.

Des entreprises de renom comme Total, Bouygues Telecom, Air France et BNP Paribas font confiance à MyPeopleDoc, témoignant de son efficacité dans la gestion des ressources humaines à grande échelle. Avec plus de 3 000 entreprises en France utilisant cette solution, MyPeopleDoc s’affirme comme un acteur clé dans le domaine de la gestion RH numérique.

En découvrant MyPeopleDoc, vous apprenez comment cette plateforme moderne de ressources humaines peut transformer la gestion de vos documents administratifs grâce à son coffre-fort numérique sécurisé. Pour ceux qui cherchent à optimiser davantage l’organisation de leurs documents personnels, en particulier leurs relevés bancaires, notre article sur combien de temps garder les relevés bancaires offre des conseils précieux. Apprenez les bonnes pratiques pour la conservation de ces documents critiques, assurant ainsi que votre gestion financière reste à la fois conforme et organisée.

Prix MyPeopleDoc

Les tarifs de MyPeopleDoc sont conçus pour répondre aux besoins variés des entreprises, en tenant compte du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités requises. Voici un aperçu des principaux forfaits proposés :

Le tarif standard

Idéal pour les petites entreprises, ce forfait offre des fonctionnalités de base. Il s’agit notamment de la gestion des documents, de la gestion des absences, de la gestion des notes de frais et de la communication avec les salariés. Le tarif commence à 3 € par mois par utilisateur.

Le tarif avancé

Ce forfait est destiné aux entreprises qui ont besoin de caractéristiques plus avancées. Cela comprend la gestion de la formation, la gestion de la performance et la gestion des talents. Le tarif démarre à 4 € par mois par utilisateur.

Le tarif entreprise

Adapté aux grandes entreprises avec des besoins complexes en gestion des ressources humaines, ce forfait offre des fonctionnalités premiums. Par exemple, vous avez la gestion des compétences, la gestion des successions et la planification des effectifs. Ici, les tarifs sont personnalisés en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.

Comment télécharger l’application MyPeopleDoc en toute simplicité

MyPeopleDoc propose des applications mobiles pour faciliter l’accès aux documents administratifs, rendant la gestion des ressources humaines plus fluide et accessible. Ces applications sont conçues pour répondre aux besoins des utilisateurs modernes qui souhaitent gérer leurs documents RH à tout moment et en tout lieu.

MyPeopleDoc Application Apple

L’application MyPeopleDoc est disponible sur l’App Store pour les utilisateurs d’Apple. Cette application est spécifiquement conçue pour les iPhones et iPads, offrant une interface intuitive et conviviale.Les principales fonctionnalités de l’application incluent :

• Consultation des documents : Les salariés peuvent facilement accéder à leurs documents RH, tels que les fiches de paie, les contrats et autres documents administratifs, directement depuis leur appareil mobile. Cela permet une gestion simplifiée et rapide des informations importantes.
• Demandes RH : L’application permet aux utilisateurs de soumettre des demandes de congés, d’absences ou d’autres requêtes directement via leur smartphone. Cela réduit le besoin de passer par des processus administratifs longs et complexes.
• Communication avec les managers : Les salariés peuvent communiquer directement avec leur manager à travers l’application, facilitant ainsi le dialogue et la résolution rapide des problèmes liés aux ressources humaines.

Cette application est un outil précieux pour les entreprises qui souhaitent améliorer la satisfaction des employés en rendant l’accès aux informations RH plus pratique.

MyPeopleDoc Application Android

Pour les utilisateurs Android, l’application MyPeopleDoc est accessible via le Google Play Store. Cette version mobile est conçue pour offrir les mêmes fonctionnalités que la version web, garantissant un accès facile aux documents RH à tout moment et en tout lieu.Les fonctionnalités clés de l’application Android comprennent :

• Accès sécurisé : Les utilisateurs peuvent se connecter à leur compte de manière sécurisée, garantissant que leurs informations personnelles et professionnelles restent protégées.
• Gestion des documents : Comme sur la version Apple, les utilisateurs peuvent consulter et gérer leurs documents RH, ce qui leur permet de rester informés et organisés.
• Notifications en temps réel : L’application envoie des notifications aux utilisateurs concernant les mises à jour de leurs documents ou les réponses à leurs demandes, assurant ainsi une communication efficace et rapide.

Cette application est particulièrement utile pour les employés en déplacement ou ceux qui préfèrent utiliser leur smartphone pour gérer leurs tâches administratives.

MypeopleDoc et ses concurrents : quels sont les avantages et inconvénients ?

C’est une évidence : MypeopleDoc n’est pas le seul outil de gestion RH qu’on retrouve sur le marché. Bien qu’il soit régulièrement mis au défi, ses alternatives ne parviennent pas toujours à rivaliser. Afin de mieux comprendre l’importance de cette plateforme, retrouvez ici un tableau comparatif de ses points forts et de ses faiblesses.

Solutions	Avantages	Inconvénients
MypeopleDoc	Centralisation des données	Dépendance à la plate-forme
	Réduction des coûts administratifs	Nécessité de former les utilisateurs
	Sécurité des données
	Accessibilité
	Amélioration de la satisfaction des salariés
	Utilisation facile
	Fonctionnalités complètes
BambooHR	Interface utilisateur agréable	Fonctionnalités limitées
		Fonction du rapport limitée
		Montant onéreux
		Graphisme et interface à améliorer
Zoho People	Liste de fonctionnalité exhaustive	Version gratuite limitée
	Utilisation simplifiée	Fonctionnalités limitées
		Maîtrise du logiciel nécessaire
Personio	Gamme complète de fonctionnalités	Application mobile à améliorer
		Structure ergonomique à revoir

Que pensent les utilisateurs de MyPeopleDoc ?

De manière générale, les utilisateurs saluent les avantages significatifs du coffre-fort électronque MyPeopleDoc. Sur de nombreux sites de références, plusieurs soulignent notamment son équilibre entre convivialité et fonctionnalités. De l’autre côté, d’autres reviennent sur sa capacité à faciliter la gestion des processus RH et la réactivité de son service-client.

Toutefois, pour maximiser les avantages de MyPeopleDoc, une préparation et une formation adéquates des utilisateurs sont nécessaires. De plus, la personnalisation des plans tarifaires peut largement influencer les coûts d’utilisation. Cela souligne l’importance pour les entreprises d’évaluer soigneusement leurs besoins avant de choisir la meilleure option de gestion de leurs ressources humaines.

Notre avis sur My PeopleDoc

MyPeopleDoc se positionne comme une solution incontournable pour la gestion des ressources humaines, offrant un coffre-fort numérique sécurisé qui facilite le stockage et la gestion des documents administratifs. Après une analyse approfondie de ses fonctionnalités et de son utilisation, voici notre avis détaillé sur cet outil.

Points forts de MyPeopleDoc

1. Sécurité des données : MyPeopleDoc assure un haut niveau de sécurité avec des données stockées sur des serveurs certifiés ISO 27001 en France. Cela garantit la protection des informations sensibles, ce qui est essentiel pour toute entreprise.
2. Facilité d’utilisation : L’interface de MyPeopleDoc est intuitive, ce qui permet aux utilisateurs de naviguer facilement dans leurs documents. Les fonctionnalités de classement, de partage et de gestion des fichiers sont simples à utiliser, ce qui réduit le temps d’apprentissage.
3. Centralisation des documents : En regroupant tous les documents RH au même endroit, MyPeopleDoc élimine le besoin de gérer des fichiers physiques. Cela permet non seulement de gagner de l’espace, mais aussi de réduire les coûts liés aux fournitures de bureau.
4. Appairage des comptes : La possibilité de lier les comptes des employés à ceux de leurs responsables hiérarchiques est un atout majeur. Cela permet une communication fluide et l’envoi de documents certifiés directement dans les comptes des employés.
5. Flexibilité : MyPeopleDoc s’adapte aux besoins de divers types d’entreprises, des petites structures aux multinationales. Son interface multilingue et sa conformité aux réglementations locales en font un choix judicieux pour les entreprises internationales.

Points à améliorer

• Coûts d’utilisation : Les tarifs de MyPeopleDoc, bien que compétitifs, peuvent varier en fonction des fonctionnalités choisies. Les entreprises doivent évaluer leurs besoins spécifiques pour éviter de payer pour des fonctionnalités inutilisées.
• Nécessité de formation : Bien que l’outil soit convivial, une formation initiale est recommandée pour maximiser son utilisation. Les entreprises doivent investir du temps pour former leurs employés afin d’assurer une adoption réussie.
• Dépendance à la plateforme : Comme pour toute solution numérique, une dépendance à la plateforme peut poser problème en cas de panne ou de maintenance. Les entreprises doivent être conscientes de cette éventualité.

MyPeopleDoc est une solution efficace et sécurisée pour la gestion des ressources humaines, offrant un coffre-fort numérique qui simplifie la gestion des documents administratifs. Sa facilité d’utilisation, sa sécurité et sa flexibilité en font un excellent choix pour les entreprises de toutes tailles.

Cependant, il est crucial de prévoir une formation adéquate pour les utilisateurs et de prendre en compte les coûts associés lors de la mise en œuvre. Pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion RH, MyPeopleDoc représente un investissement judicieux qui peut transformer la manière dont elles gèrent leurs documents et leurs processus administratifs.

FAQ MyPeopleDoc : Coffre-fort numérique

Cette section FAQ vise à répondre aux questions les plus fréquemment posées sur MyPeopleDoc, en mettant l’accent sur la sécurité, l’inscription et l’accès à la plateforme.

MyPeopleDoc est-il sécurisé ?

Oui, MyPeopleDoc est une plateforme hautement sécurisée qui garantit la confidentialité et l’intégrité des données des entreprises et des salariés. Voici les principales mesures de sécurité mises en place :

• Stockage des données en France sur des serveurs certifiés ISO 270011
• Conformité totale au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)1
• Authentification à double facteur pour un accès sécurisé
• Chiffrement des données en transit et au repos
• Sauvegardes régulières et redondantes pour prévenir toute perte de données

Comment puis-je m’inscrire à MyPeopleDoc ?

La procédure d’inscription varie selon votre statut :

• Si vous êtes salarié, vous devez contacter votre service des ressources humaines qui vous fournira vos identifiants de connexion après avoir créé votre compte1.
• Si vous représentez une entreprise, vous pouvez contacter directement MyPeopleDoc par téléphone au 01 42 72 42 72 ou via le formulaire de contact sur leur site web pour obtenir un devis et ouvrir un compte1.

Comment accéder à MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc est accessible de plusieurs manières :

1. Depuis un ordinateur, rendez-vous sur le site web https://www.mypeopledoc.com/, connectez-vous avec vos identifiants et accédez à votre espace personnel1.
2. Depuis un smartphone ou une tablette, vous avez deux options :
   • Accédez au site web depuis votre navigateur mobile
   • Téléchargez l’application MyPeopleDoc depuis l’App Store (iOS) ou le Google Play Store (Android)1

MyPeopleDoc est-il compatible avec mon ordinateur ?

Oui, MyPeopleDoc est accessible depuis tous les navigateurs web modernes, sur PC, Mac ou Linux. La plateforme est optimisée pour offrir une expérience utilisateur fluide, quel que soit votre appareil ou votre système d’exploitation

Que faire si j’ai oublié mon mot de passe MyPeopleDoc ?

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en suivant ces étapes :

1. Rendez-vous sur la page de connexion de MyPeopleDoc
2. Cliquez sur « Mot de passe oublié »
3. Entrez l’adresse e-mail associée à votre compte
4. Suivez les instructions envoyées par e-mail pour créer un nouveau mot de passe sécurisé1

Puis-je accéder à MyPeopleDoc depuis l’étranger ?

Oui, MyPeopleDoc est accessible depuis n’importe quel pays du moment que vous disposez d’une connexion internet. Que vous soyez en déplacement professionnel ou en télétravail à l’étranger, vous pouvez consulter vos documents RH et communiquer avec votre entreprise en toute sécurité

Existe-t-il une limite de taille pour les documents sur MyPeopleDoc ?

Non, il n’y a pas de limite de taille individuelle pour les documents. Cependant, chaque compte dispose d’un espace de stockage total limité à 10 Go. Au-delà, il est nécessaire de souscrire un abonnement supérieur ou d’archiver les documents les plus anciens