L’importance de la gestion des documents numériques pour les startups

par | Oct 23, 2024 | Entreprise | 0 commentaires

Depuis la naissance du concept, les startups ont toujours fait de l’innovation l’un de leurs piliers. Dans un monde dominé par l’internet, l’innovation a cessé d’être analogique pour devenir totalement numérique.

On peut dire qu’aucune entreprise ne peut prospérer sur le marché actuel sans connaître les espaces numériques. Dans le cas des start-ups, généralement liées aux secteurs de la technologie et de l’innovation, cette importance est encore plus grande, ce qui fait la différence entre la réussite et la disparition de l’entreprise.

Le terme « numérique » a de nombreuses utilisations, que ce soit dans les toutes premières étapes de la création d’une start-up, dans l’embauche, dans le marketing ou dans les ventes. Au-delà des situations ponctuelles, même le fonctionnement quotidien de la startup est positivement influencé par l’utilisation des ressources numériques en ligne.

Dans l’exemple particulier de la gestion des documents, l’efficacité est essentielle et les outils numériques peuvent la faciliter. Et le meilleur ? Même les professionnels qui ne sont pas formés dans les domaines liés aux technologies numériques peuvent utiliser les ressources.

4 conseils de gestion de documents pour les startups

Les conseils de gestion de documents pour les startups présentés ci-dessous sont indépendants du domaine dans lequel elles opèrent, et sont donc utiles pour de nombreux secteurs d’activité différents. De plus, ils peuvent être appliqués dans des contextes où les professionnels qui effectuent les tâches ne sont pas des experts en technologies numériques.

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1. Stockage de documents dans le cloud

Il n’est pas rare que les entreprises laissent des fichiers importants sur des supports physiques tels que des ordinateurs ou des clés USB, mais tous ces supports ont un problème commun : ils risquent de se briser. Si un disque dur externe contenant des données précieuses tombe en panne, l’entreprise perd tout ce qu’il contenait.

La solution ? Stocker les documents dans le cloud ! Les services de stockage dans le cloud sont multiples et ne nécessitent qu’un très faible investissement de la part des entreprises, surtout si l’on met les avantages à l’échelle. Ainsi, si les ordinateurs ont un problème, les données sont toujours en sécurité.

2. Utilisation d’éditeurs PDF pour la conversion et la numérisation

Les documents numériques nécessitent l’utilisation de ressources pour les traiter. Si vous devez convertir PDF en Word, par exemple, vous aurez besoin d’un éditeur de PDF. Des alternatives gratuites et en ligne sont disponibles et sont fortement recommandées pour les startups qui viennent de démarrer.

Les éditeurs PDF sont utilisés, entre autres, pour modifier et partager des documents rapidement et en toute sécurité, sans qu’il soit nécessaire de disposer de plusieurs versions physiques du même fichier. En plus d’être plus pratique, il réduit l’impact sur l’environnement en éliminant le papier.

3. Adéquation des noms, des dates et des étiquettes pour les filtres

Si vous avez déjà essayé de retrouver un document sur lequel vous n’aviez que peu d’informations dans un océan de documents similaires, vous savez à quel point la tâche est difficile. Sur le plan professionnel, il est essentiel d’éliminer ce type de travail inutile, ce qui est possible grâce à une catégorisation appropriée.

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Chaque fichier doit être enregistré avec un nom descriptif et la bonne date, afin que les membres de l’équipe puissent le retrouver à l’aide de filtres. Dans ce sens, il est également utile de disposer d’un intranet bien programmé, qui offre la possibilité de rechercher des fichiers à l’aide de différents critères et filtres.

4. Accès par mot de passe pour les membres de l’équipe

Il est essentiel que les membres de l’équipe aient accès aux fichiers pertinents pour leur travail, mais cela ne doit jamais se faire au détriment de la sécurité des documents. Idéalement, tout ce qui est partagé par courrier électronique ou par tout autre espace Internet devrait être protégé par des mots de passe sécurisés.

Le format PDF, par exemple, que nous avons exploré plus haut lorsque nous avons parlé des éditeurs, est un format qui peut être protégé par un mot de passe depuis un éditeur. Cette sécurité ne doit en aucun cas empêcher l’accès aux fichiers, afin que les tâches ne deviennent pas bureaucratiques.

Ces conseils (et tous les autres) doivent être adaptés à la réalité de chaque startup, en tenant compte des besoins spécifiques des différentes entreprises et de leurs équipes. En tout cas, il est essentiel d’être au courant des tendances pour évoluer dans un marché concurrentiel.

Lucas Camara expert webmarketing nubiz

Lucas Camara, expert webmarketing chez Agence Nubiz

Trafic manager depuis plus de 7 ans dans l’agence Nubiz, Lucas est un véritable expert sur les différents leviers d’acquisition du web. Il passe ses journées à piloter des campagnes d’acquisition de trafic et suivre les performances de ses actions. Il travaille principalement sur les réseaux sociaux ainsi que sur Google. 

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